Comment faire une présentation à un comité
Guide à l'intention du public pour la présentation de mémoires ou d'exposés oraux devant un comité permanent de l'Assemblée législative du Manitoba
Tout projet de loi qui a fait l'objet d'une première et d'une deuxième lecture est ensuite renvoyé pour examen à un comité permanent de l'Assemblée législative. C'est à cette étape du processus législatif que les intervenants du public ont l'occasion de s'exprimer concernant le projet de loi en présentant des exposés oraux ou des mémoires. Le présent document se veut un guide de nature générale à l'intention des personnes qui désirent faire une présentation devant un comité permanent de l'Assemblée législative du Manitoba.
Inscription
Toute personne ou tout groupe qui souhaite présenter un exposé oral au sujet d’un texte législatif (projet de loi) à l’étape de l’examen en comité doit auparavant s’inscrire auprès du Bureau du greffier de l’Assemblée législative. Si vous désirez simplement exprimer votre opinion sur le projet de loi, sans pour cela présenter un exposé oral ou soumettre un mémoire écrit, il vous suffit de communiquer avec votre député provincial ou avec le ministre qui est chargé du projet de loi.
Pour présenter un exposé oral au comité ou pour soumettre un mémoire écrit, les membres du public peuvent s’inscrire sur notre site Web, en remplissant le Formulaire d’inscription des intervenants à un comité. Vous pouvez également vous inscrire en appelant le Bureau du greffier au 204-945-3636.
Les inscriptions ne sont acceptées qu’après la première lecture du projet de loi à l’Assemblée. Au moment de l’inscription, vous devrez indiquer votre nom et votre adresse ainsi que vos coordonnées. On vous demandera également si vous souhaitez vous exprimer en tant que citoyen ou en tant que représentant d’un organisme et, le cas échéant, le nom de cet organisme. Une seule personne peut s’inscrire pour parler au nom d’un organisme, et chaque intervenant ne peut s’exprimer qu’une fois par projet de loi à l’étude.
Veuillez noter que les inscriptions en ligne pour une réunion du Comité prévue à 18 h ne seront plus acceptées après 17 h le jour de la réunion. Les inscriptions en personne continueront d’être acceptées après 17 h et pendant la réunion.
Les comités permanents peuvent entendre un maximum de deux présentations d’intervenants demeurant à l’extérieur du Manitoba souhaitant faire une présentation virtuelle. Les deux plages horaires pour les présentations virtuelles hors de la province seront remplies par les deux premiers intervenants qui s’inscrivent. Il n’y a pas de limite quant au nombre d’intervenants demeurant hors de la province pouvant faire une présentation en personne au comité permanent. Si plus de deux intervenants demeurant hors de la province souhaitent faire une présentation virtuelle, le comité peut accepter d’entendre les présentations virtuelles additionnelles avec le consentement unanime de ses membres.
Conformément à nos règlements, aucune inscription ne sera acceptée après minuit le troisième soir où un comité se réunit pour examiner un projet de loi.
Mémoires
Au lieu de présenter un exposé oral, vous pouvez soumettre un mémoire au sujet d’un projet de loi en utilisant ce formulaire. Veuillez noter qu’une personne ou un groupe ne peut pas à la fois présenter un exposé oral et soumettre un mémoire sur le même projet de loi. Les mémoires doivent être reçus avant qu’un comité permanent ait terminé son examen du projet de loi en question.
Les mémoires ne doivent contenir que du texte (pas de photos, de graphiques, etc.), et la limite est fixée à 9999 caractères.
Avis de réunion
Si, au moment où la réunion est annoncée, des intervenants sont déjà inscrits pour faire une présentation, le leader du gouvernement à l'Assemblée doit donner un préavis de deux jours à l'Assemblée indiquant la première réunion d'un comité permanent ou d'un comité spécial chargé d'examiner un projet de loi.
Copies des documents écrits
Si vous souhaitez soumettre des renseignements supplémentaires pour accompagner votre exposé oral (facultatif), nous vous prions de nous en fournir 12 copies. Voici des exemples de documents écrits : statistiques, graphiques, lettres ou tout autre renseignement que vous jugez pertinent et souhaitez ajouter à votre exposé.
Veuillez noter qu’il n’est pas nécessaire de fournir une version écrite de votre exposé oral.
La plupart de ces copies seront distribuées aux membres du comité (les députés) afin de les aider à préparer des questions concernant votre exposé. Une copie sera également fournie au greffier de comité et une autre au personnel du hansard. Cependant, les renseignements additionnels ne seront pas inclus dans le hansard du comité (compte rendu textuel des délibérations).
S’il vous est impossible de faire des copies, notre personnel pourra vous aider, avant ou durant la séance du comité. Cependant, il est possible que nous ne puissions pas vous aider si le document compte beaucoup de pages. Nous demandons aux intervenants de garder les 12 copies de leur exposé jusqu’à ce qu’on leur demande de faire leur présentation.
Exposés dans une autre langue que l’anglais et autres besoins d’accessibilité
Si vous souhaitez présenter votre exposé oral en français, nous pouvons fournir des services d’interprétation simultanée de votre exposé aux membres du comité (les députés). Veuillez vous assurer de sélectionner les bonnes options lorsque vous vous inscrivez en ligne afin que les services d’interprétation soient fournis.
Si vous souhaitez présenter votre exposé dans une autre langue que l’anglais ou le français, veuillez communiquer avec les greffiers du comité et les en informer une fois que vous aurez achevé le processus d’inscription en ligne. Nous pouvons discuter des options disponibles pour fournir des services d’interprétation dans d’autres langues.
Qu'arrive-t-il après l'inscription?
Votre nom est placé sur une « liste des intervenants » établie selon l'ordre chronologique des inscriptions. Une fois que le leader du gouvernement à l'Assemblée aura annoncé la séance du comité permanent qui vous intéresse, le personnel du Bureau du greffier communiquera avec vous pour vous informer de la date, du lieu et de l'heure de la séance. À votre arrivée à la séance, vous trouverez la liste des intervenants affichée à l'extérieur de la salle du comité. Cette liste indiquera votre place dans l'ordre des présentations.
On n'assigne pas aux personnes inscrites sur la liste un moment précis où elles pourront être entendues. Nous leur recommandons d'être présentes dès le début de la séance afin de connaître leur place dans l'ordre des présentations et la durée possible de la séance.
Temps des séances
Les réunions des comités visant l’examen d’un projet de loi en soirée doivent commencer à 18 heures. Dans certaines circonstances, les réunions peuvent se tenir au cours de la journée si l’Assemblée ne siège pas à ce moment-là. À titre d’exception, un comité qui s’est réuni en après-midi pour étudier un projet de loi et qui n’a pas fini d’entendre les exposés à 18 heures peut toutefois interrompre ses activités à ce moment-là et les reprendre à 19 heures.
Un comité permanent ou spécial ne peut écouter les exposés oraux du public une fois minuit passé, sauf si tous les membres du comité y ont unanimement consenti.
Y a-t-il une limite de temps?
Oui. Les règlements de l'Assemblée du Manitoba prévoient une limite de temps pour la présentation de chaque intervenant, leur impartissant une limite maximale de 10 minutes pour la présentation, plus cinq minutes pour répondre aux questions du comité.
Que faire si je ne peux pas fournir 20 copies de mon exposé?
Si vous n'êtes pas en mesure de fournir des copies de votre exposé, veuillez en informer le greffier des comités ou un autre membre du personnel dès votre arrivée. Ils verront à ce que les copies requises soient faites.
Réponses aux questions posées aux membres du comité
Voici les questions les plus fréquentes que posent les membres du public qui souhaitent faire une présentation devant un comité.
Y a-t-il une limite de temps?
Oui. Les règlements de l'Assemblée du Manitoba prévoient une limite de temps pour la présentation de chaque intervenant, leur impartissant une limite maximale de 10 minutes pour la présentation, plus cinq minutes pour répondre aux questions du comité.
À qui dois-je adresser mon mémoire écrit?
Il est impossible de répondre à cette question avant que le leader du gouvernement à l'Assemblée n'ait annoncé le renvoi du projet de loi à un comité permanent. Une fois que ce renvoi a été fait, votre exposé doit s'adresser au comité permanent concerné (par exemple, le Comité permanent de la justice, le Comité permanent de l'agriculture et de l'alimentation, etc.).
Qu'arrive-t-il lorsqu'une personne est absente à l'appel de son nom?
Les règlements de l'Assemblée du Manitoba indiquent que si un intervenant inscrit est absent au moment où on l'appelle pour présenter son exposé, son nom est placé au bas de la liste des intervenants. S'il est toujours absent lorsqu'on appelle son nom pour la seconde fois, son nom est supprimé de la liste.
Tient-on compte de certaines considérations spéciales?
Au début de chaque séance, le comité décide s'il doit accorder ou non à certaines catégories d'intervenants (personnes venant de l'extérieur de la ville, personnes ayant besoin des services d'un interprète, personnes handicapées, etc.) l'autorisation de présenter leur exposé avant les autres.
Que faire si je me suis inscrit, mais que je ne suis pas en mesure de venir à la séance du comité?
Si vous êtes dans une telle situation, vous pouvez faire parvenir votre mémoire à l’adresse suivante : committees@leg.gov.mb.ca. Veuillez clarifier dans votre courriel que vous retirez votre nom de la liste d’intervenants et que vous soumettez un mémoire écrit à la place. Conformément à nos pratiques et nos règles, vous ne pouvez choisir qu’une seule de ces options afin d’éviter toute confusion.
Qu'est-ce-que c’est un exposé écrits?
À la place d’un exposé oral, vous avez la possibilité de déposer un mémoire écrit qui serait distribué à tous les députés membres du Comité. De plus, le Comité sera prié d’inclure votre mémoire à la fin de la transcription de la réunion dans le Hansard, qui sera publié sous forme imprimée et affiché sur le site Web de l’Assemblée législative. Veuillez noter que la transcription dans le Hansard ne comprendra que le texte. Les députés recevront les images que vous avez transmises, mais elles ne seront pas incluses dans la transcription.
Que faire si j'assiste à la séance du comité permanent et je désire faire une présentation, mais je ne me suis pas préalablement inscrit?
Tant que le comité n'a pas encore terminé ses audiences publiques et qu'il n'est pas après minuit le troisième soir où le comité se réunit pour examiner un projet de loi, vous pouvez vous inscrire à n'importe quel moment durant la séance pour présenter un exposé. Pour vous inscrire pendant une séance, adressez-vous au personnel à l'entrée de la salle du comité.
Le public peut-il assister aux débats des comités permanents?
Les membres du public peuvent assister aux débats. Les réunions se tiennent dans les salles 254 et 255 du palais législatif. Ces deux salles sont accessibles en fauteuil roulant. Toutes les réunions des comités permanents sont également diffusées et peuvent être visionnées sur
notre site de web : Diffusion des comités et sur nos chaînes youtube : Salle 255 and Salle 254.
Dans le présent guide, nous voulions répondre aux questions les plus fréquemment posées. Si vous avez d'autres questions, veuillez communiquer avec le Bureau du greffier au (204) 945-3636, ou avec un des greffiers des comités au (204) 945-4729 ou (204) 945-0796. Vous pouvez également nous rejoindre par courrier électronique à l'adresse : committees@leg.gov.mb.ca.