Archives du Manitoba
Les documents et la tenue des dossiers
Les documents et l’information sont des actifs stratégiques essentiels du gouvernement qui témoignent des activités de celui-ci. Au sein du gouvernement du Manitoba, les documents et l’information aident les ministères et les organismes à planifier et à atteindre des résultats à court et long terme dont profitent la population, les entreprises et le gouvernement. Ils présentent les priorités, la planification, les communications, les activités, les décisions et les opérations qui concernent et touchent les Manitobains.
S’il faut s’assurer de la création, de la collecte et de la gestion des preuves des activités du gouvernement, ce n’est pas seulement pour se conformer à la législation. Une base d’information bien gérée est le fondement d’un gouvernement responsable et comptable, et des documents fiables sont nécessaires à un fonctionnement efficace.
Au-delà des besoins opérationnels du gouvernement, une tenue des dossiers efficace permet également de préserver et d’utiliser des documents qui présentent une valeur durable pour les générations à venir.
Le fait pour le gouvernement de bien assurer la tenue des dossiers renforce sa responsabilisation à l’endroit du public et permet aux Archives du Manitoba de préserver des documents gouvernementaux ayant une importance durable.
Loi sur les archives et la tenue de dossiers
- Qu’entend-on par « documents gouvernementaux »?
- Pourquoi conserver des documents?
- Qu’entend-on par « tenue des dossiers »?
- À qui incombe la responsabilité?
Qu’entend-on par « documents gouvernementaux »?
Par documents gouvernementaux, on entend les renseignements consignés sous quelque forme que ce soit, créés ou reçus durant l’exercice des activités gouvernementales et conservés pour témoigner des activités et des opérations. Cela inclut les documents conservés sur toute forme de support, notamment les documents numériques.
Les documents sont le produit d’activités, à savoir qu’ils ont été créés ou reçus durant le cours normal des affaires du gouvernement et délibérément recueillis. Ils sont définis selon leur visée et leur valeur principales, qui sont d’apporter la preuve nécessaire du déroulement d’activités et d’événements.
Le gouvernement est responsable d’un grand nombre de fonctions, d’activités et de services différents et il crée des séries de dossiers très variées pouvant inclure :
- des documents;
- des cartes et plans;
- de la correspondance et des courriels;
- des ordres du jour, procès-verbaux et dossiers d’information de réunions;
- des notes de synthèse et consultatives, des mémoires au Conseil du Trésor;
- des factures, devis et budgets;
- des dossiers de cas;
- des photographies, textos et enregistrements audio numériques;
- tout autre matériel créé ou reçu dans le cours des activités gouvernementales.
Pourquoi conserver des documents?
Les documents contiennent des renseignements essentiels à la conduite des activités quotidiennes du gouvernement. Ils ont pour but d’établir la preuve solide qu’une situation ou un événement a eu lieu et de renseigner quant aux « qui, quoi, quand et pourquoi » qui l’entourent.
Dans certains cas, la nécessité de garder certains documents est clairement définie par une loi, un règlement ou un usage professionnel. Le plus souvent, la tenue des dossiers est une question de politique et de bonne pratique opérationnelle, élaborée au fil des ans et « intégrée » au processus de travail d’une organisation pour garantir l’atteinte des objectifs suivants :
- se reporter à la documentation portant sur d’anciennes opérations afin de se livrer à des actions subséquentes;
- apporter la preuve d’obligations financières ou contractuelles afin d’éviter des litiges ou d’assurer une protection en matière de responsabilité légale;
- s’appuyer sur des preuves de faits passés pour prendre des décisions éclairées, présentement et à l’avenir;
- rendre compte de ses actes et de ses décisions, lorsque cela est nécessaire.
Les documents du gouvernement permettent également de protéger les droits et privilèges individuels et les intérêts du public, et ils contribuent à l’élargissement d’un répertoire historique constitué de l’expérience personnelle et collective des Manitobains.
Qu’entend-on par « tenue des dossiers »?
Par tenue de dossiers, on entend la gamme entière des fonctions liées à la création et à la gestion des documents pendant tout leur cycle de vie. Il s’agit notamment des politiques, des procédures et des systèmes utilisés dans la gestion des documents.
La tenue des dossiers comprend :
- créer et recueillir les documents;
- organiser et utiliser les documents;
- protéger et gérer les documents;
- conserver et éliminer les documents;
Pour en savoir plus sur les phases du cycle de vie des documents, voir la page La tenue des dossiers au sein du gouvernement du Manitoba.
La tenue des dossiers est également appelée « gestion des dossiers », « gestion des documents » ou « gestion des documents et de l’information ».
À qui incombe la responsabilité?
En matière de tenue efficace des dossiers, la responsabilité incombe à tout le monde.
Tout le personnel du gouvernement est tenu de créer une documentation complète et précise de ses activités et de classer ou de conserver cette documentation à l’aide d’un système officiel de tenue de dossiers. Il est interdit aux employés, quel que soit leur échelon, de détruire des documents du gouvernement sauf si la destruction est prévue en vertu d’un calendrier de conservation approuvé et est effectuée conformément à la marche à suivre établie concernant l’élimination des documents. Afin d’être mieux informé du rôle et des responsabilités de chacun, il est recommandé à tout le personnel du gouvernement de suivre le cours en ligne d’introduction à la gestion des dossiers et de l’information au sein du gouvernement du Manitoba, disponible en anglais seulement sous le titre Introduction to Records and Information Management in the Manitoba Government, par l’entremise du système de gestion de l’apprentissage (LMS). Pour obtenir des renseignements sur le cours et un lien au système LMS, voir la page Formation.
Les gestionnaires de programme doivent s’assurer que les exigences particulières concernant les documents relatifs à leur programme sont définies et comprises de leur personnel, que la responsabilité en matière de création et de gestion des documents est bien établie et que les systèmes nécessaires pour faciliter la tenue des dossiers sont en place. Les gestionnaires doivent également veiller à ce que tous les documents dont ils ont la garde et la responsabilité sont couverts par les calendriers de conservation existants et que ceux-ci sont respectés de manière régulière.
Les employés responsables de fonctions associées à la gestion des documents, comme la gestion des systèmes de classement ou la mise en œuvre des dispositions prévues dans les calendriers de conservation, doivent suivre les pratiques et la marche à suivre établies et veiller à ce que les mesures de gestion des documents prises soient consignées. Il est recommandé à chaque ministère de disposer d’un cadre supérieur désigné auquel est conférée la responsabilité de la gestion des documents et de l’information, de professionnels de la gestion des documents spécialement chargés d’analyser et de diriger les activités connexes ainsi que de personnel technique responsable de la gestion des documents numériques et imprimés. Ces rôles et responsabilités évoluent à mesure que la tenue des dossiers numérique transforme nos façons de travailler et de créer et recevoir des documents.
La Loi sur les archives et la tenue de dossiers confère au Bureau des documents du gouvernement la responsabilité d’établir des politiques, des lignes directrices et des normes pour la tenue des dossiers à l’échelle du gouvernement, notamment pour la création, la désignation, la tenue à jour, l’élimination, la garde et la protection des documents. Le Bureau désigne les documents ayant une valeur archivistique par le processus d’établissement des calendriers de conservation et participe à la planification de la protection à long terme et de l’utilisation de ces documents. Il fournit également au gouvernement des services d’entreposage des documents par l’entremise du Centre de préarchivage du gouvernement.
